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Teoría General de Sistemas

.:::SISTEMA:::.

Un sistema en un conjunto de partes que interactúan, coordinadamente, en un medio para cumplir con unos objetivos que garantizan al final de los procesos su existencia.

TIPOS DE SISTEMAS

Según su relación con el medio ambiente:

• Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización. Ejemplos: Célula, ser humano, ciudad, perro, televisor, familia, estación de radio

• Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinista y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas. Ejemplos: Universo, reloj desechable, llanta de carro

• Sistemas aislados: son aquellos sistemas en los que no se produce intercambio de materia ni energía.

Según su constitución:

• Sistemas concretos: Sistema físico o tangible. compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. Ejemplos: Equipo de sonido, edificio, pájaro, guitarra, elefante.

• Sistemas abstractos: Sistema simbólico o conceptual. compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software. Ejemplos: Sistema hexadecimal, idioma español, lógica difusa.

Según su naturaleza:

• Sistemas naturales: nacen una respuesta fe fenómenos físicos, químicos y biológicos creados por la naturaleza. Ejemplos: Río, bosque, molécula de agua.

• Sistemas artificiales: son aquellos que fueron logrados por la intervención directa de la raza humano. Este participo de manera activa en su diseño, manejo, control y ejecución. A estos sistemas se les puede llamar sistemas humanos. Ejemplos: Tren, avión, marcapasos, idioma inglés.

Según sus relaciones:

• Sistemas simples: Sistema con pocos elementos y relaciones. Los Simples, poseen pocos elementos, funcionan siguiendo recetas establecidas, sus productos son estándar, y uno puede estar seguro de obtener los mismos resultados siempre. Ejemplo: una receta de cocina, el manejo de una libreta de cheques, Ejemplos: Juego de billar, péndulo, f(x) = x + 1, palanca

• Sistemas complejos: Sistema con numerosos elementos y relaciones entre ellos. Los sistemas complejos se caracterizan fundamentalmente porque su comportamiento es imprevisible. Sin embargo, complejidad no es sinónimo de complicación: este vocablo hace referencia a algo enmarañado, enredado, de difícil comprensión. En realidad, y por el momento, no existe una definición precisa y absolutamente aceptada de lo que es un sistema complejo, pero pueden darse algunas peculiaridades comunes. En primer término, está compuesto por una gran cantidad de elementos relativamente idénticos. Por ejemplo, el número de células en un organismo, o la cantidad de personas en una sociedad. En segundo lugar, la interacción entre sus elementos es local y origina un comportamiento emergente que no puede explicarse a partir de dichos elementos tomados aisladamente. Un desierto puede contener billones de granos de arena, pero sus interacciones son excesivamente simples comparadas con las que se verifican en las abejas de un enjambre. Por último, es muy difícil predecir su evolución dinámica futura; o sea, es prácticamente imposible vaticinar lo que ocurrirá más allá de un cierto horizonte temporal. Ejemplos: Cerebro, universidad, cámara fotográfica

Esta clasificación es relativa por que depende del número de elementos y relaciones considerados. En la práctica y con base en límites sicológicos de la percepción y comprensión humanas, un sistema con más o menos siete elementos y relaciones se puede considerar simple.

Según su cambio en el tiempo:

• Sistemas estáticos: Son aquellos cuya señales de salida varían instantáneamente al variar las señales de entrada. Así un sistema estático puede ser considerado como un sistema dinámico de tiempo de repuesta cero o de velocidad infinita. Ejemplos: Piedra, vaso de plástico, montaña

• Sistemas dinámicos: A diferencia de los sistemas estáticos la variación de salidas, ante una variación entrada se produce de forma progresiva durante cierto tiempo. Pueden ser más o menos rápidos en función del tiempo de repuesta; si el tiempo de respuesta es pequeño el sistema es rápido y si es grande el sistema es pequeño. Ejemplos: Universo, átomo, la tierra, hongo.

Según el tipo de variables que lo definen:

• Sistemas discretos: Son aquellos que pueden ser definidos mediante un número finito de grado de libertad. Sistema definido por variables discretas. Ejemplos: lógica booleana, alfabeto.

• Sistemas continuos: Son aquellos que necesitan infinitos de grados de libertad para ser exactamente definidos. Estos sistema son definido por variables continuas. Ejemplos: alternador, río.

Grado de integración

• Integrados. aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los demás subsistemas y hasta en el sistema mismo.

• Independientes. cuando un cambio que se produce en él, no afecta a otros sistemas.

Grado de decisión

• Centralizado. Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso. Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los descentralizados, son más sumisos, requieren menos recursos, pero son más lentos en su adaptación al contexto.

• Descentralizado. son aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso. tienen una mayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de coordinación y de control más elaborados y complejos.

Sistemas informáticos.

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware[1]). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”.

Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.

Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.

Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

Cuando se crea un sistema informático, la característica principal depende de la actividad para la cual esté pensado. El sistema debe estar adecuado a las necesidades del cliente. Para ello, primero hay que hacer lo que se denomina un "relevamiento de campo", de dónde se obtiene la info básica.

Después de eso se crea el programa base al cual se le pueden ir agregando todas las prestaciones que el cliente pueda ir necesitando.

Por lo tanto, el resto de las características principales de la planeación de un sistema informático comprenden:

1) Adaptabilidad a distintos administradores de archivos.

2) Versatilidad

3) Interfaz sencilla de comprender

4) Diferenciación bien definida entre procesos diferentes, por ejemplo un ABM (altas, bajas, modificaciones)

5) Cálculo automático de control de stock u otro tipo de cálculos necesarios, con posibilidad de ser modificado por si los parámetros de cálculo cambian

6) Capacidad para interactuar con otros programas de soporte (importación y exportación de datos)

7) Programación abierta e intuitiva. Es decir que pueda ser factible de soportar una actualización automática o manual

Todas estas características son los requerimientos mínimos que un proveedor de servicios informáticos conocido o un ´programador privado deben tener en cuenta.

Incidencia de los sistemas informáticos en las empresas.

Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.

Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.

Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación, además se reconoce que las tecnologías de la información constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional que experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que tal transformación impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar.

Dentro de las tecnologías de la información también debemos contemplar algunos conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas como de alto impacto, ya sea para nuestra organización, el individuo o la sociedad misma.

La información como recurso de las organizaciones.

Desde hace ya algunos años las organizaciones han reconocido la importancia de administrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.

La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.

Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.

La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de información en general, han creado una revolución informática en la sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de información generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente.

RELACION ENTRE SISTEMAS- SUBSISTEMAS Y JERARQUIA

La utilidad de analizar un sistema de manera jerárquicamente porque permiten una modularización que facilita estudiar su organización. Eso es así porque en los sistemas jerárquicos las “interrelaciones entre subsistemas son relativamente débiles, comparada con las “interacciones dentro los subsistemas. Este hecho no solo simplifica en gran medida su conducta sino también, en gran parte, la descripción de su complejidad.

Por el ejemplo una clínica privada.

La relación de una clínica y su contexto.

La clínica presta servicios de salud a pacientes del régimen contributivo y subsidiado en general, ofertando cada día más una atención con calidad y confiabilidad de los servicios prestado en el centro de salud.

En la clínica ofrece a su entorno consulta externa, urgencia, laboratorio clínico, imagenología, sala de observación, hospitalización, farmacia.

En cuanto al contexto puede decirse es el conjunto de influencias en los diferentes niveles; desde el más externo, determinado por la política de salud del gobierno, hacia influencias regionales o locales, y, finalmente, hacia otras influencias más específicas: de determinada organización o de profesionales concretos. Si se examinan las actividades desde el corazón de la organización, pueden verse innumerables combinaciones de estos diferentes factores.

Los elementos del sistema analizado.

Asamblea general de socio: Accionista de la clínica, encargados de elegir entre ellos la Junta Directiva y toma de decisiones de fondo que afectan sustancialmente las actividades de la clínica, por ejemplo ampliaciones, compra de nuevo terrenos, de equipos de alto costo, etc.

Junta Directiva: Responsables de la buena marcha administrativa de la clínica, eligen al revisor fiscal, al asesor jurídico, al gerente, los cuales dependen directamente de la ella.

Gerente. Es el encargado de dirigir, coordinar administrativamente la entidad, contratar personal, negociar contratos con otras entidades, gestionar pagos, ejecutar, supervisar, planificar el buen funcionamiento de la entidad, etc.

Asesor Jurídico. Prestar los servicios profesionales de abogado, en orden a defender sus intereses ante las autoridades judiciales, laborales y/o particulares con funciones judiciales.

Revisor fiscal. Encargado de vigilar que las operaciones administrativas, contables y financieras se ejecuten con la máxima eficiencia posible y se ajusten a su objeto social a fin de salvaguardar y proteger los intereses de la Clínica.

Administradora. Apoyar al gerente en las actividades de funcionalidad de los servicios y buen desempeño de los empleados en general.

Auditor Médico. Auditoria de facturación y en terreno de acuerdo a los convenios que ha suscripto con otra entidades. Asesoría a la gerencia respecto a los futuros convenios

Jefe de enfermería. Será responsable de todo el funcionamiento de su servicio, supervisión y capacitación del personal a cargo, mantener stock de medicamentos, insumos, materiales, equipamiento médico.

Proporcionar atención de enfermería requerida en su servicio mantener el servicio apto para su uso en cualquier momento y situación, ordenado y vigilando que las normas de orden y aseo se cumplan. Cumplir con las funciones que se le asignen como jefe de sección.

Jefe de hospitalización. Coordinar los recursos humanos y materiales asignados al área para brindar una atención óptima a los pacientes hospitalizados.

Sistemas. Vigilar los que los equipos informáticos tengan un buen desempeño, lo mismo que el software, asesorar al gerente en la toma de decisiones en cuanto al área se refiere.

Facturación. Recolectar los informes de facturación de cada usuario, Generar la facturación correspondiente a cada usuario de acuerdo a los requisitos y parámetros establecidos en la Resolución 3374 de 2000 y en los contratos de prestación de servicios vigentes, Realizar facturación día a día de las atenciones de los servicios de salud brindadas a los usuarios de los servicios de cirugía, hospitalización, urgencias, sala de partos, servicios o de apoyo diagnóstico y terapéutico y consulta externa, Mantener actualizada la información de los usuarios en el sistema

Servicios generales. Corresponden a ésta área los servicios de lavandería, cocina, depósitos, talleres, plantas, mantenimiento en general de planta física y maquinarias y equipos, mensajería.

Recepción. Es la encargada entre otras funciones Información General, Vigencia de Derechos, Apertura de Expedientes Clínicos, Solicitud de Consulta, Informes acerca del estado de los pacientes, Autorización de visitas a los enfermos internados.

Servicio al cliente. Integración paciente – clínica, recibir al usuario y a sus familiares, hacer seguimiento de los derechos y deberes y de toda la normatividad interna dictada por la gerencia, centralizar y dar repuestas a las reclamaciones, análisis de la información obtenida y elaboración de propuestas tendiente a perfeccionar la política de humanización desarrollada por la clínica.